Avantages de l’instauration d’un intranet collaboratif, social ou 2.0

Définition du terme « Intranet », selon Wikipédia

L’intranet est un réseau informatique utilisé à l’intérieur d’une entreprise ou de toute autre entité organisationnelle utilisant les techniques de communication d’Internet (IP, serveurs HTTP). Dans les grandes entreprises, l’intranet fait l’objet d’une gouvernance particulière en raison de sa pénétration dans l’ensemble des rouages des organisations. Les grands chantiers de l’intranetisation des entreprises sont :

1. La rapidité des échanges de données qui engendre une diminution des coûts de gestion ;
2. L’accessibilité des contenus et services ;
3. L’intégration des ressources ;
4. La rationalisation des infrastructures.

Le concept d’intranet rejoint de plus en plus les projets de Poste de travail. Pour répondre aux besoins des utilisateurs dans leurs situations de travail professionnelles, l’intranet doit être conçu selon trois principes fondamentaux:

1. Toutes les ressources informatiques doivent être référencées et rendues accessibles aux ayants droit à partir d’un serveur Web ; chaque ressource doit être associée à un groupe d’utilisateurs habilités d’une part et à un profil d’intérêt d’autre part ;
2. Tout utilisateur doit être identifié et authentifié dans un seul référentiel pour l’accès à l’ensemble des ressources ; dès l’authentification assurée, l’intranet doit être en mesure de propager la session de l’utilisateur pendant toute son activité sans qu’il ait besoin de s’identifier à nouveau ;
3. Des mécanismes de mises en avant (profiling) et d’alertes doivent être mises en place pour pousser l’information pertinente vers l’utilisateur et rendre ainsi plus efficace l’utilisation des ressources.

Les projets intranet sont devenus au fil du temps de véritables projets de systèmes d’information et plus seulement d’outils de communication interne.

L’intranet collaboratif, social ou 2.0

Beaucoup d’entreprises repensent leur vieil intranet se demandent comment y intégrer la couche 2.0 dans ce qui doit être un intranet social ou 2.0. La dimension dite 2.0 est bel et bien une nouvelle dimension de l’intranet et non une bulle isolée du reste. En effet, on ne construit pas un intranet 2.0 en ayant d’un côté un intranet et de l’autre un réseau social.

Un espace de l’intranet social doit permettre à n’importe quel employé, équipe, équipe, service, entité, de créer son blogue, wiki, sa communauté.

4 grandes tendances des nouveaux intranets sociaux :

1. L’intranet est la porte d’entrée d’un « web de travail ». Il n’est pas plus seulement un outil de communication au service de l’entreprise, mais un ensemble d’outils de travail pour les salariés;
2. Il devient plus collaboratif qu’avant (même si beaucoup de chemin reste encore à parcourir);
3. Il devient « temps réel » avec des outils de réseaux sociaux ou microblogging (présents dans un peu  plus de 20% des entreprises de manière globale ou sous forme de pilotes);
4. Il devient mobile : il devient de plus en plus courant de pouvoir y accéder hors du lieu de travail et sur des terminaux mobiles.

L’impact des médias sociaux au sein d’un intranet social ou 2.0 :

1. Améliorations substantielles dans le domaine du partage d’information;
2. Encourage les employés à penser dans un environnement social et collaboratif;
3. Accélération du processus de prises de décision et résolutions de problèmes;
4. Baisse du volume de courriels;
5. Émergence d’experts jusque-là non identifiés.

À terme, l’intranet social n’est plus qu’une simple vitrine des services centraux de l’entreprise, mais le prolongement de l’activité réelle des collaborateurs sur le seul espace où tous peuvent se retrouver sans contrainte d’espace et de temps.

L’intranet d’entreprise est voué à s’éteindre à petit feu, au profil du réseau social, qui deviendrait l’unique outil de communication interne. Le réseau social permet de simplifier la communication interne, puisqu’il est facile d’utilisation, entres autres.

Lors de l’introduction de fonctionnalités collaboratives et/ou sociales sur l’intranet de l’entreprise, il est important de les ajouter une à une, graduellement. Ainsi, l’ajout de ces nouvelles fonctionnalités ne brusquera pas les employés habitués et peu familiers avec le web collaboratif. De plus, l’insertion graduelle de ces nouvelles fonctionnalités permettra d’obtenir une rétroaction qualitative et plus facilement analysable.

Bref, l’intégration d’un intranet collaboratif, social ou 2.0 nécessite du beaucoup de temps et d’énergie, mais permettra à tous une meilleure communication et offrira aux employés un nouvel outil de travail.